Ukládejte jen potřebné údaje
Nejdřív určete účel evidence a údaje, které k němu opravdu potřebujete. Běžně jde o uživatele, čas, typ docházkové události a údaje potřebné pro vyhodnocení pracovní doby.
Nastavte role pro zaměstnance, vedoucí a správce. Pravidelně kontrolujte oprávnění, administrátorské účty, exporty a přístupy bývalých zaměstnanců.
Stanovte životní cyklus dat
Popište, jak se údaje získávají, opravují, zálohují, předávají a mažou. Zaměstnanci mají dostat srozumitelné informace o účelu zpracování, příjemcích, době uchování a svých právech.
U změn docházky je vhodné evidovat autora a důvod opravy. Pomáhá to při kontrole správnosti a omezuje nejasné zásahy do historie.
Biometrie bez ukládání surového otisku
Terminály v naší nabídce neukládají fotografii ani surová data otisku. Vytvářejí pouze nevratný hash, ze kterého nelze obnovit původní podobu otisku. Tím se významně omezuje riziko spojené s únikem obrazových biometrických dat.
Hash používaný k jedinečné identifikaci je přesto podle GDPR biometrickým údajem zvláštní kategorie. V pracovním vztahu proto nelze bez dalšího spoléhat pouze na souhlas zaměstnance a konkrétní použití je potřeba právně i organizačně posoudit.
Časté otázky
Musí každý vedoucí vidět docházku celé firmy?
Ne. Přístupy nastavte podle pracovních rolí. Vedoucí obvykle potřebuje pouze údaje svého týmu.
Lze z uloženého hashe obnovit otisk?
Ne. Terminály v naší nabídce používají nevratný hash, nikoli obraz nebo surová data otisku.
Stačí pro biometrii souhlas zaměstnance?
Ne automaticky. Přestože se ukládá pouze hash, při jedinečné identifikaci jde stále o biometrický údaj a konkrétní použití vyžaduje odpovídající posouzení.